Aktenvernichtung

Aktenvernichtung Warstein: Professionell sensible Akten entsorgen!

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Aktenvernichtung Warstein in der Nähe

Aktenvernichtung Warstein: Große Mengen an Daten sowie Dokumenten sammeln sich in Betrieben und Firmen mit der Zeit an. Dabei müssen einige von diesen Unterlagen dauerhaft zur Verfügung stehen. Andere wiederum können regelmäßig entsorgt werden, um dann wieder neuen Platz zu schaffen.

Häufig enthalten jedoch solche Dokumente sensible Daten. Deshalb gibt es hier besondere Anforderungen an den Vernichtungsvorgang. Hierbei ist es gerade für Unternehmen oder auch Behörden sehr wichtig, dass vertrauliche Daten und Dokumente so entsorgt werden, dass Unbefugte keine Zugriffsmöglichkeiten erhalten könnten. Deshalb wird gibt es die professionelle Aktenvernichtung.

Unternehmen sind auch gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz dazu verpflichtet, personenbezogene Daten so zu vernichten oder zu löschen, dass der Schutz der Privatsphäre gewährleistet ist.

Zuletzt aktualisiert am Mai 7, 2022 um 3:18 am . Wir weisen darauf hin, dass sich hier angezeigte Preise inzwischen geändert haben können. Alle Angaben ohne Gewähr.
Alte Akten
Alte Akten

Welche Arten von Aktenvernichtung gibt es?

Aktenvernichtung Warstein: Wenn man an den Datenschutz in Unternehmen denkt, denken viele an USB-Speichersticks, Festplasten, Server, Smartphones oder andere Datenträger. Dabei gehören im digitalen Zeitalter auch Papierdokumente mit schützenwerten Daten mit dazu.

Auf dem Unternehmensserver werden vertrauliche Informationen mit Hilfe von moderner Verschlüsselungstechnik und Passwörtern geschützt. Bei den Papierdokumenten stehen häufig vertrauliche Informationen im Büro-Regal.

Die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf den Datenschutz haben auch für Papierdokumente ihre Gültigkeit. Dies gilt sowohl bei der Aufbewahrung, bei der Aktenvernichtung und dem „Löschen“ von in erster Linie personenbezogenen Daten in Papierform.

Hier greift die Pflicht zur Löschung und zur Vernichtung von Daten nach DSGVO. Diese europäische Datenschutz-Grundverordnung ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Diese Verordnung verbietet grundsätzlich die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (siehe hierzu Art. 6 DSGVO).

Die Vernichtung von personenbezogenen Daten

Aktenvernichtung Warstein: Personenbezogenen Daten dürfen nur dann erhoben, verarbeitet und dann auch gespeichert werden, wenn eine erlaubte und genehmigte Ausnahme von dem genannten Verbot vorliegt. Hierbei muss ein gesetzlich geregelter Grund vorliegen, aus welchem es dann erforderlich wird, dass die Verarbeitung dieser Daten notwendig ist.

Das bedeutet, dass solche Daten dann sofort wieder zu löschen sind, wenn der Grund für deren Erfassung nicht mehr vorhanden ist und auch kein anderes Gesetz es notwendig macht, dass diese Daten aufbewahrt werden.

Diese personenbezogenen Daten können nicht einfach im Müll entsorgt werden, wenn diese nicht mehr verwendet werden. Wenn solche Daten verarbeitet worden sind, sind die verarbeitenden Personen auch für diese Daten verantwortlich, dass keine dritte Person unbefugt Zugriff darauf erhält.

Somit sind Papierakten sowie Datenträger, die schützenswerte Informationen enthalten, auf dieselbe Art und Weise zu vernichten oder zu löschen. Der Inhalt darf nicht mehr rekonstruierbar sein.

Die Vernichtung von unternehmensinternen Daten

Aktenvernichtung Warstein: Neben den personenbezogenen Daten sind auch unternehmensinterne Daten (wie zum Beispiel Kennzahlen oder Reporte) zu schützen. Diese sollten so vernichtet werden, dass die Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt sind. Ebenso sollen diese Daten beim Entsorgungsablauf ebenso berücksichtigt werden.

Für den Umfang und die Art der Vernichtung gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen. Die Unterscheidung liegt darin, ob und mit welchem Aufwand eine Wiederherstellung der Daten möglich wäre.

Die personenbezogenen Daten sind in die Sicherheitsstufe 3 eingeordnet. Diese Stufe beinhaltet die Vernichtung von sensiblen Daten. Dabei ist die Wiederherstellung dieser Daten nur mit einem umfangreichen Aufwand möglich.

Dabei sollte man sich bei der Art der Aktenvernichtung an der DIN 66399 orientieren. Im Unterschied zu den Richtlinien EN 15713 2009 oder der DIN EN 15713 ist in der Norm DIN 66399 ein verbindlicher Ablauf enthalten, der dann auch den Datenschutzvorschriften DSGVO entspricht. In dieser Norm werden dann neben den Akten aus Papier auch andere Datenträger mit berücksichtigt.

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Aktenvernichtung Warstein
Aktenvernichtung Warstein

Was passiert mit den Akten je nach Sicherheitsstufe?

Aktenvernichtung Warstein: Gemäß der DIN Vorschrift 66399 gibt es 7 Sicherheitsstufen für die Aktenvernichtung. Für jede dieser Sicherheitsstufen gibt es individuelle Vorgaben.

Je höher die Zahl hinter dem Buchstaben P ist, umso kleiner ist die Streifenbreite, in der dann das betreffende Schriftstück zu zerkleinern ist. Wenn eine hohe Sicherheitsstufe bei den Schreddern möglich ist, ist es für unbefugte Personen nahezu unmöglich, diese darin enthaltenden Informationen wieder herzustellen.

Die hohen Sicherheitsstufen haben noch einen weiteren Vorteil. Dadurch entstehen kleinere Papierreste. Somit kann das Auffangvolumen der dort zum Einsatz kommenden Auffangbehälter optimal ausgenutzt werden und es muss dieser auch weniger häufig geleert werden.

Die Sicherheitsstufe P 1

Bei dieser Einstufung haben die Daten keinen hohen Bedarf an Schutz. Die maximale Streifenbreite beträgt hier 12 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt bei 2000 Millimeter. Bei der maximalen Streifenlänge gibt es keine Vorgaben. Solche Dokumente könnten mit etwas Zeitaufwand von unbefugten Personen wieder hergestellt werden.

Die Sicherheitsstufe P 2

Bei dieser Einstufung sind in den Daten vertrauliche Informationen enthalten. Deshalb sollten hier die Papierschnipsel kleiner sein als bei der vorherigen Stufe. Dabei müssen hier Aktenvernichter die Bedingung der maximalen Streifenbreit von 6 Millimeter und der maximalen Fläche der Partikel von 800 Millimeter erfüllen. Bei der Streifenlänge gibt es keine maximale Vorgabe. Hier ist dann eine Wiederherstellung nur mit einem immensen Zeitaufwand möglich.

Die Sicherheitsstufe P 3

Bei dieser Sicherheitsstufe ist eine Wiederherstellung nur mit Hilfe von Experten möglich. Die maximale Streifenbreite beträgt hier 2 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt hier bei 320 Millimeter. In dieser Form können auch Adressdaten sowie Steuerunterlagen vernichtet werden.

Die Sicherheitsstufe P 4

Aktenvernichtung Warstein: Bei dieser Sicherheitsstufe ist eine Dokumenten-Herstellung nur mit einem professionellen Equipment möglich. Die maximale Streifenbreite beträgt hier 6 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt hier bei 160 Millimeter. Eine Herstellung in händischer Form ist hier praktisch unmöglich.

Die Sicherheitsstufe P 5

Bei dieser Sicherheitsstufe beträgt die maximale Streifenbreite 2 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt bei 30 Millimeter. Hier können auch bei dieser Stufe wichtige Prozessunterlagen als Beispiel vernichtet werden.

Die Sicherheitsstufe P 6

Derzeit ist eine Wiederherstellung bei dieser Sicherheitsstufe nach dem derzeitigen technischen Stand nicht möglich. Hier beträgt die maximale Streifenbreite 1 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt bei 10 Millimeter. Bei dieser Stufe können zum Beispiel auch Patientenakten vernichtet werden.

Die Sicherheitsstufe P 7

Aktenvernichtung Warstein: Eine solche Sicherheitsstufe kommt nur selten zur Anwendung. Hier können selbst Akten von Geheimdiensten oder auch militärische Pläne zerstört werden. Die maximale Streifenbreite beträgt hier ebenfalls 1 Millimeter und die maximale Fläche der Partikel liegt hier bei 5 Millimeter. Die Vernichtung bei einem solchen Sicherheitsstandard ist sehr teuer.

Was kostet eine Aktenvernichtung?

Aktenvernichtung Warstein: Der Aufwand bei der Aktienvernichtung nach datenschutzrechtlichen Vorgaben wird von vielen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören zum Bespiel die Anfahrtskosten, die Auftragsgröße oder die Aufstellung von Behältern, welche dann zu einem bestimmen Zeitpunkt abgeholt werden können.

Ebenso gehört dazu, ob die Abholung ebenerdig erfolgen kann. Oder ob es sich um eine Einzelaktion oder eine regelmäßige Aktenvernichtung durchgeführt wird. Auch ist relevant, welcher Schutzbedarf für die zu vernichtenden Dokumente und Datengeräte nach DIN 66399 erforderlich ist. Weitere Punkte kommen noch hinzu.

Zuletzt aktualisiert am Mai 7, 2022 um 3:18 am . Wir weisen darauf hin, dass sich hier angezeigte Preise inzwischen geändert haben können. Alle Angaben ohne Gewähr.

Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden, bevor sie vernichtet werden können?

Aktenvernichtung Warstein: In der Regel müssen Geschäftsunterlagen 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Allerdings gibt es auch Ausnahmefälle, bei denen die Aufbewahrungszeit 30 Jahre oder mehr beträgt.

Dabei gibt es neben den im Handelsgesetzbuch und in § 147 Abgabenordnung vorhandenen steuerrechtlich aufgeführte Regelungen anwendungsspezifische und branchenspezifische Vorschriften, die ebenfalls beachtet werden sollten.

Dabei beginnen solche Fristen zur Aufbewahrung erst nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres, bei dem im Dokument selbst die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Das bedeutet, dass für alle – zum Beispiel zu für einen Jahresabschluss – dazu gehörenden Daten und Unterlagen erst am Schluss des Kalenderjahres, in dem ein solcher erstellt worden ist, die Frist zur Aufbewahrung beginnt.

Gibt es Aktenvernichtung Warstein mit Selbstanlieferung?

Aktenvernichtung Warstein: Auch gibt es einige Unternehmen, die es bevorzugen, ihre Aktien zur Aktenvernichtung in den Schredder-Betrieb selbst anzuliefern. Hier können zum Beispiel Sicherheitsgründe eine Rolle spielen, also wenn das Unternehmen seine Altakten nicht aus der Hand geben möchte.

Ein zusätzlicher Grund können auch die Kosteneinsparungen bei der Selbstanlieferung sein. Hier entfällt der aufwendige Transport in Sicherheitsbehältern und somit ist die Selbstanlieferung eine preiswertere Methode.

Einige Schredder-Betriebe bieten auch die Anlieferung in ausgewählten Orten an, die dann online bestellt werden kann.

Wie sieht es mit der privaten Aktenvernichtung aus?

Mit sensiblen Daten muss auch in Privathaushalten vorsichtig umgegangen werden, um Missbrauch von Daten sowie Datendiebstahl zu vermeiden.

Hier hilft bei der Vernichtung der klassische Aktenvernichter. Dabei gehören Kontoauszüge- Gehaltsabrechnungen, Behördenschriftverkehr oder vertrauliche Briefe nicht sofort ins Altpapier, sondern sollten mit dem Aktenvernichter zerkleinert werden. Danach kann das stark zerkleinerte Papier sicher dem Papierrecycling zugeführt werden.

Zuletzt aktualisiert am Mai 7, 2022 um 3:18 am . Wir weisen darauf hin, dass sich hier angezeigte Preise inzwischen geändert haben können. Alle Angaben ohne Gewähr.

Fazit zum Aktenvernichtung Warstein

Aktenvernichtung Warstein: Unabhängig davon, ob es sich um eine Behörde, ein Unternehmen oder um eine Privatperson handelt, ein sorgsamer Umgang bei der Vernichtung von sensiblen Daten sorgt dafür, dass es später nicht zu der einen oder anderen unliebsamen Überraschung kommt.

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